Temas etmek
Hukuk büronuz TURGERLEGAL.
adres
Kurfürstendamm 195
10707 Berlin
10707 Berlin
Açılış saatleri
Pazartesi - Cuma 10:00 - 17:00
TURGERLEGAL - Uzmanlık. Güvenilirlik. Özveri
Şirketler hukukunda elektronik imzalar: Dijital kararlar için hukuki kesinlik
Şirketler hukuku alanında uzmanlık makalesi
Şirketler hukukunda elektronik imzalar: Dijital karar alma süreçlerinde hukuki kesinlik.
Dijitalleşme, şirket içi karar alma süreçlerini temelden değiştirdi. Hissedar kararları, sözleşme imzaları ve esas sözleşme değişiklikleri giderek daha fazla dijital ortamda gerçekleştiriliyor. Bu durum, limited şirketlerin (GmbH) hissedarları, genel müdürleri ve yönetim kurulu üyeleri için önemli bir soruyu gündeme getiriyor: Şirketler hukukunda elektronik imzalarla ilgili hangi yasal gerekliliklere uyulmalıdır ve hangi ihmaller bir kararı geçersiz kılabilir?
Elektronik imzalar hakkında genel bilgi: eIDAS Yönetmeliği ve ulusal yasalar
Almanya'da elektronik imzaların yasal dayanağı şunlardan oluşmaktadır: eIDAS Yönetmeliği (AB) No 910/2014 ve Güven Hizmetleri Yasası (VDG). eIDAS Yönetmeliği, her biri farklı yasal sonuçlar doğuran üç imza türü tanımlar.
- Basit Elektronik İmza (EES): Bir kişiyi tanımlamak için kullanılan elektronik verileri ifade eder; örneğin, bir e-postaya eklenen isim. Gayri resmi yasal işlemler için yeterlidir ancak nitelikli güvenlik özelliklerinden yoksundur.
- Gelişmiş Elektronik İmza (AEST): İmzalayana açıkça atanmış olup, kimliğinin belirlenmesine olanak tanır ve imzalanan verilerle bağlantılıdır, böylece sonraki değişiklikler izlenebilir. Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126b maddesi uyarınca metin biçiminin gerekliliklerini karşılar.
- Nitelikli elektronik imza (QES): En yüksek güvenlik seviyesini temsil eder. Tanınmış bir güven hizmeti sağlayıcısından alınan nitelikli bir sertifikaya dayanır ve Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126a maddesine göre el yazısı imzaya yasal olarak eşdeğerdir. Kanunla aksi belirtilmedikçe, yasal olarak gerekli olan yazılı formun yerini yalnızca Nitelikli Elektronik İmza (QES) alabilir.
Bu ayrım, şirketler hukuku konuları için merkezi öneme sahiptir; zira Alman Limited Şirketler Kanunu (GmbHG), Alman Anonim Şirketler Kanunu (AktG) ve Alman Ticaret Kanunu (HGB) her biri farklı türdeki kararlar için kendi şekil şartlarını öngörmektedir. Kararlar alınmadan veya sözleşmeler elektronik olarak imzalanmadan önce, özel durumunuz için geçerli olan şekil şartlarının zamanında incelenmesini sağlayın.
Dijital hissedar kararları: metin formatı, dağıtım prosedürü ve dokümantasyonu
Limited Şirketler (GmbH) Kanunu, her birinin kendine özgü şekil şartları olan çeşitli karar alma biçimlerini tanır. GmbHG'nin 48. Maddesinin 2. Fıkrasına göre, tüm hissedarların mutabakatı şartıyla, olağan hissedar kararları, hissedarlar toplantısı dışında yazılı dolaşım yoluyla da alınabilir.
Dolaşım prosedürü söz konusu olduğunda, dijital imzanın yeterli olup olmadığı sorusu ortaya çıkar. Alman Limited Şirketler Kanunu'nun (GmbHG) 48. maddesinin 2. fıkrası yazılı şekli gerektirdiğinden, Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126. maddesinin 3. fıkrası da genel olarak uygulanır. nitelikli elektronik imza Yasa veya şirket ana sözleşmesi açıkça el yazısı imzası gerektirmediği sürece izin verilebilir. Bu durumda basit dijital imzalar veya FES genellikle yeterli değildir.
Şirket esas sözleşmesinde yapılacak değişiklikler, Alman Limited Şirketler Kanunu'nun (GmbHG) 53. maddesinin 2. fıkrası uyarınca noter tasdikini gerektirir. Bu noter tasdiki elektronik imza ile değiştirilemez. Bu kanunun yürürlüğe girmesiyle birlikte... DiRUG (Dijitalleşme Direktifi'nin Uygulanmasına İlişkin Kanun) Ancak 1 Ağustos 2022'de, limited şirket (GMB) kuruluşunun çevrimiçi olarak gerçekleştirilmesi ve hissedarlar toplantılarının video konferans yoluyla ve çevrimiçi noter onayıyla yapılması mümkün hale geldi.
Yönetim kurulu üyelerinin atanması ve görevden alınması, hisse devri ve sermaye değişiklikleri için belirli biçimsel gereklilikler geçerlidir ve bunlar yalnızca elektronik imza ile karşılanamaz. Yapısal hissedar kararları için, biçimsel hataları ve bunların hukuki sonuçlarını önlemek amacıyla her zaman bir avukata danışmalısınız.
Halka açık limited şirketler ve ortaklıklar için dijital imzalar
Alman Anonim Şirketler Kanunu (AktG), genel kurul kararlarının yazılı olmasını genel olarak zorunlu kılmamaktadır. Ancak, esas sözleşmede yapılacak değişikliklere ilişkin kararlar için durum farklıdır; bu durumlarda, AktG'nin 130. maddesinin 1. fıkrasına göre noter tasdiki zorunludur. Esas sözleşmede farklı hükümler bulunmadığı sürece, yönetim kurulu kararları gayri resmi olarak alınabilir. Bu gibi durumlarda, gerekli yazılı biçim, nitelikli elektronik imza ile dijital olarak hazırlanmış bir genelge kararı ile sağlanabilir.
At Ortaklıklar (OHG, KG, GbR) Şekilsel gereklilikler, şirket esas sözleşmesinin hükümlerine tabidir. Belirli bir şekil olmaksızın karar alma prosedürü üzerinde anlaşılmışsa, nitelikli elektronik imza olmaksızın dijital oylama da mümkündür. Ancak, sözleşme hükümleri veya yasal gereklilikler yazılı şekli öngörüyorsa, ilgili gerekli imza seviyelerine uyulmalıdır.
1 Ocak 2024'ten beri yürürlükte olan MoPeG aracılığıyla ortaklık hukukunda yapılan reformla birlikte, genel ortaklıklar (GbR) ve limited ortaklıklar (KG) için usul çerçevesi değişmiştir. Dijital karar alma süreçlerinde belirsizlikleri önlemek için, toplantı yeter sayısı ve tutanak gereklilikleri ortaklık sözleşmesinde açıkça belirtilmelidir.
Hukuki sonuçlar: Dijital kararların geçersizliği ve itiraz edilebilirliği
Zorunlu şekil şartlarına aykırı olarak alınan hissedar kararı geçersizdir. Alman limited şirket (GmbH) kanununa göre, esas sözleşmeyi değiştiren kararların noter tasdik şartına uyulmaması, Alman Anonim Şirketler Kanunu'nun (AktG) 241. maddesinin 2. fıkrası uyarınca mutlak hükümsüzlüğe yol açar. Şekilsel olarak geçersiz bir kararın hiçbir hukuki etkisi yoktur ve sadece zaman geçmesiyle düzeltilemez.
The İtiraz edilebilirlik Buna karşılık, Alman Anonim Şirketler Yasası'nın (AktG) 246. maddesi uyarınca alınan bir karar, yalnızca usulsüzlükler nedeniyle alınmış bir karar olmalıdır. Eğer oylama usulü yanlış yürütülmüşse veya bireysel hissedarların gerekli onayı eksikse, karar itiraz edilebilir ancak şimdilik geçerliliğini korur.
Özellikle yasal olarak zorunlu olan nitelikli elektronik imza yerine gelişmiş bir elektronik imza kullanıldığında, hataların sonuçları sorunu daha da önem kazanmaktadır. Bu gibi durumlarda, tüm hissedarların ekonomik niyeti tartışmasız olsa bile, kararın tamamının geçersiz olma riski vardır.
Dijital karar alma süreçlerini eksiksiz bir şekilde belgeleyin ve kullanılan imza prosedürlerinin yasal geçerliliğini önceden kontrol edin.
Pratik gereksinimler: Teknik uygulama ve uygun sağlayıcıların seçimi
Nitelikli elektronik imzayı yasal olarak kullanabilmek için şirketlerin ve hissedarların, Almanya veya Avrupa Birliği'nde yetkilendirilmiş bir güven hizmeti sağlayıcısı tarafından verilmiş nitelikli bir sertifikaya sahip olmaları gerekmektedir. Federal Ağ Ajansı, Almanya için bu yetkilendirilmiş sağlayıcıların bir dizinini tutmaktadır.
Pratikte, Deutsche Telekom'un Telekom Security hizmeti, D-Trust (Bundesdruckerei'nin bir iştiraki) ve Swisscom Trust Services gibi çeşitli sağlayıcılar yerleşmiştir. DocuSign, Adobe Sign ve SignNow gibi Avrupa platformları da, seçilen ayarlara bağlı olarak basit veya nitelikli elektronik imzalar sağlayan imza çözümleri sunmaktadır. Önemli olan nokta, belirli şirket hukuku uygulamasında, yalnızca gelişmiş bir elektronik imza değil, aslında nitelikli bir elektronik imza (QES) oluşturulmasıdır.
Teknolojiyi mevcut şirket yapılarına entegre ederken, hangi tür kararların hangi imza seviyesini gerektirdiğini, kimin imzalama yetkisine sahip olduğunu ve imza protokollerinin kalıcı olarak nasıl saklanacağını belirten dahili bir imza protokolü oluşturulması tavsiye edilir. Adli deliller İmza sertifikalarının ve zaman damgalarının eksiksiz ve değiştirilemez bir şekilde saklanmasına bağlıdır.
İmza protokolünüzün hem teknik hem de yasal gerekliliklerinin eksiksiz olarak karşılandığından emin olmak için bir avukatla görüşün veya protokolü gözden geçirin.
Dijital şirket hukuku alanında uzman hukuk büronuz: Yasalara uygun elektronik imzalar.
Dijital hissedar kararları planlandığında ve hangi imza türünün yasal olarak gerekli olduğu konusunda belirsizlik olduğunda, özellikle hukuki danışmanlık alınması tavsiye edilir. Özellikle esas sözleşme değişiklikleri, ek hissedarların katılımı veya hisse satışları gibi durumlarda, şekil ihlallerinin önemli mali sonuçları olabilir.
Dijital ortamda alınmış bir kararın hukuki geçerliliği konusunda endişeler ortaya çıkarsa, hukuki danışmanlık alınmalıdır. Bu durum, şirketin esas sözleşmesinde dijital karar alma mekanizmalarına ilişkin açık hükümler bulunmaması veya farklı biçimsel gerekliliklerin geçerli olabileceği yabancı hissedarların söz konusu olması durumlarında da geçerlidir.
Ayrıca, şirket genelinde bir imza sistemi uygulanırken, kullanılan tüm imza formlarının şirketler hukuku, vergi hukuku ve ticaret hukuku gerekliliklerine uygun olduğundan emin olmak için hukuki danışmanlık alınması önerilir.
Sonuç: Şirketler hukukunda elektronik imza formatının doğru seçimi çok önemlidir.
Elektronik imzaların kullanımı, kurumsal karar alma süreçlerinde önemli verimlilik artışları sağlamaktadır. Bununla birlikte, yanlış bir imza seçilmesi durumunda önemli riskler de mevcuttur: Geçersiz kararlar, sorumluluk sorunları ve yöneticilerin kişisel sorumluluğu, yanlış yürütülen dijital süreçlerin gerçek sonuçlarıdır.
Hukuki durum karmaşıktır: Her kararın nitelikli elektronik imza gerektirmediği, ancak basit veya gelişmiş imzaların yasal olarak bağlayıcı işlemler için yetersiz kaldığı görülmektedir. Karar türü ile imza gerekliliği arasındaki kesin ilişki, yasal olarak güvenli dijital iş süreçlerinin temelini oluşturmaktadır. Bu önlemi dikkatlice hazırlayan ve yasal olarak sağlam olduğundan emin olanlar, yasal belirsizlik yaşamadan dijitalleşmenin faydalarından yararlanabilirler.
Şimdi bir soruşturma yapın
Endişeleriniz konusunda size kapsamlı, kişisel tavsiyelerde bulunmaktan mutluluk duyarız.
Sıkça Sorulan Sorular:
Alman limited şirket (GmbH) kanununa göre, genel olarak üç imza biçimi de geçerlidir: basit, gelişmiş ve nitelikli elektronik imzalar. Spesifik gereklilik, söz konusu hukuki işleme bağlıdır. Hissedar kararları herhangi bir yasal şekil şartına tabi değildir ve bu nedenle, esas sözleşmede aksi belirtilmedikçe, basit bir elektronik imza ile alınabilir. Vekaletnameler ve ticaret sicili kayıtları için daha katı şartlar geçerlidir: Burada, yasal yazılı şekil şartını yerine getirmek için genellikle Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126a maddesi uyarınca nitelikli bir elektronik imza gereklidir. Yanlış imza biçiminin seçilmesi belgeyi geçersiz kılar.
Evet, hissedar kararları dijital olarak alınabilir. Alman Limited Şirketler Kanunu'nun (GmbHG) 48. maddesinin 2. fıkrasına göre, tüm hissedarların katılımı ve hiçbir hissedarın bu prosedüre itiraz etmemesi durumunda, hissedarlar toplantısı dışında yazılı olarak kararlar alınabilir. Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126b maddesine göre yazılı form, yalnızca kalıcı bir ortamda okunaklı bir beyan gerektirir; elektronik imza zorunlu değildir. Bununla birlikte, şirket esas sözleşmesi daha katı şartlar öngörebilir veya bazı kararları yazılı form şartından muaf tutabilir. Bu nedenle, dijital karar alma prosedürlerini başlatmadan önce her zaman şirket esas sözleşmenizi kontrol edin.
Dolaşım yoluyla alınan dijital kararlar, Alman Limited Şirketler Kanunu'nun (GmbHG) 48. maddesinin 2. fıkrasının gerekliliklerine uygun olmalıdır. Tüm hissedarlar sürece dahil olmalı, hiçbir hissedar prosedüre itiraz etmemeli ve Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 126b maddesinin yazılılık şartına uyulmalıdır. Beyanlar kalıcı bir ortamda iletilmelidir – kalıcı olarak saklanabiliyorsa e-postalar yeterlidir. El yazısı veya nitelikli elektronik imza gerekli değildir; ancak, oy kullanan hissedarların kimliklerini şüpheye yer bırakmayacak şekilde kanıtlayabilmelisiniz. Bir anlaşmazlık durumunda doğru şekilde yürütüldüğünü gösterebilmek için tüm karar sürecini dikkatlice belgeleyin.
Şirketler hukukunda, vekaletnameler genellikle Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 167. maddesinin 2. fıkrasına göre herhangi bir şekil şartına tabi değildir; sözlü, yazılı veya elektronik olarak verilebilirler. Bununla birlikte, BGB'nin 167. maddesinin 2. fıkrası, vekaletnamenin verildiği hukuki işlemin şekline uygun olması gerektiğini de öngörmektedir. Vekaletname, yazılı şekil gerektiren bir hukuki işlemin yürütülmesine yetki vermek amacıyla verilmişse, BGB'nin 126. maddesine göre yazılı şekil şartını karşılamalıdır. Bu şart, BGB'nin 126a maddesine göre nitelikli elektronik imza gerektiren elektronik şekil ile değiştirilebilir. Bu durumda basit veya gelişmiş imzalar yeterli değildir.
Evet, ticaret sicili başvuruları dijital olarak imzalanabilir ve gönderilebilir. Alman Ticaret Kanunu'nun (HGB) 12. Bölüm 2. Maddesine göre, www.handelsregister.de portalı üzerinden elektronik başvuruya izin verilmektedir. Başvuruya nitelikli bir elektronik imza eşlik etmeli ve imzanın gerçekliği noter tarafından tasdik edilmelidir. Noter, belgeye nitelikli elektronik imzasını ekleyerek bu noter tasdikini elektronik olarak da gerçekleştirebilir. Basit veya gelişmiş imzalar yeterli değildir – sicil mahkemesi bu tür başvuruları reddedecektir.
Elektronik imza, yasal şekil şartlarına uymuyorsa, hukuki işlem genellikle geçersizdir. Hissedar kararlarında, şekilsel bir kusur, ihlalin türüne bağlı olarak, Alman Anonim Şirketler Kanunu'nun (AktG) 241. maddesinin 1. fıkrası uyarınca kıyasen hükümsüzlüğe veya Alman Anonim Şirketler Kanunu'nun (AktG) 243. maddesi uyarınca kıyasen itiraz edilebilirliğe yol açar. Yetersiz imza içeren ticaret sicili başvuruları, sicil mahkemesi tarafından reddedilir. Gerekli şekle uymayan vekaletnameler geçersizdir, yani yetkili temsilci etkin bir şekilde hareket edemez. Bu tür şekilsel kusurların düzeltilmesi yalnızca sınırlı sınırlar içinde mümkündür – örneğin, onay yoluyla veya doğru biçimde yeni bir vekaletname düzenlenmesiyle.
eIDAS Yönetmeliği'nin 28 ve 29. maddelerine göre, nitelikli elektronik imzalar, nitelikli bir güven sağlayıcısı tarafından verilen nitelikli bir sertifikaya dayanmalıdır. Sertifika, belirli zorunlu bilgileri içermelidir: sahibinin adı, nitelikli bir sertifika olduğuna dair bir ifade, güven sağlayıcısının kimlik bilgileri ve geçerlilik süresi. İmza oluşturma cihazı, eIDAS Yönetmeliği'nin Ek II'sinde belirtilen gereklilikleri karşılamalıdır; genellikle akıllı kartlar, USB token'lar veya bulut tabanlı çözümler kullanılır. Almanya'da, Bundesdruckerei, D-Trust ve diğer sertifikalı sağlayıcılar gibi çeşitli akredite güven sağlayıcıları nitelikli imzalar sunmaktadır.
Hayır, limited şirketlerin (GmbH) esas sözleşmeleri elektronik olarak imzalanamaz. Alman Limited Şirketler Kanunu'nun (GmbHG) 2. Bölüm 1. Maddesine göre, esas sözleşme noter tasdikine tabidir. Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) 128. Maddesi gereğince noter tasdiki, tarafların noter huzurunda fiziksel olarak bulunmasını gerektirir; tamamen elektronik noter tasdiki mümkün değildir. Noter, belgeyi taraflara yüksek sesle okumalı, onaylarını almalı ve belgeyi taraflarla birlikte şahsen imzalamalıdır. Bu şartlar elektronik imzalarla değiştirilemez. Esas sözleşmede yapılan değişiklikler için de aynı durum geçerlidir: GmbHG'nin 53. Bölüm 2. Maddesine göre noter tasdikine tabidirler.
Alman limited şirket (GmbH) kanununa göre, aşağıdaki belgelerin noter tasdikine tabi olması gerekmektedir: GmbHG Kanunu'nun 2. maddesinin 1. fıkrası uyarınca şirket esas sözleşmesi, GmbHG Kanunu'nun 53. maddesinin 2. fıkrası uyarınca şirket esas sözleşmesine yapılan değişiklikler, GmbHG Kanunu'nun 15. maddesinin 4. fıkrası uyarınca hisse devirleri, GmbHG Kanunu'nun 34. maddesinin 1. fıkrası uyarınca hisselerin geri alınmasına ilişkin kararlar (esas sözleşmede öngörüldüğü ölçüde) ve UmwG Kanunu'nun 6. maddesi uyarınca birleşme sözleşmeleri. Bu hukuki işlemler, nitelikli elektronik imzalar da dahil olmak üzere elektronik imzalarla değiştirilemez. Noter tasdiki, tarafların noter huzurunda fiziksel olarak bulunmasını gerektirir; BNotO Kanunu'nun 16a. maddesinin 2. fıkrası uyarınca şirket esas sözleşmesi ve esas sözleşmeye yapılan değişiklikler için tamamen elektronik noter tasdiki mümkün değildir.
Şirketler hukukunda elektronik imzalar için en iyi uygulamalar şunlardır: Her zaman belirli yasal işlem için gerekli olan imza biçimini kullanın – yazılı biçim gerekiyorsa, yalnızca nitelikli elektronik imzalar kullanın. Dijital süreçleri uygulamaya koymadan önce, şirket ana sözleşmenizi gözden geçirin ve gerekirse değiştirin. Tüm dijital süreçleri eksiksiz olarak belgeleyin ve imzalı belgeleri düzenli olarak yeniden imzalayarak uzun vadeli olarak arşivleyin. İlgili tüm tarafları elektronik imzaların kullanımı konusunda eğitin ve kararlar ve vekaletnameler için net süreçler oluşturun. Emin değilseniz, dijital yasal işlemler gerçekleştirmeden önce hukuki danışmanlık alın – biçimsel kusurlar genellikle telafi edilemez ve işlemleri geçersiz kılar.
